VEILIG EEN EVENEMENT OF CONGRES ORGANISEREN OP 1,5 METER

De 1,5 meter-samenleving als ‘levensader’ binnen onze monumentale locaties

Ga er maar aan staan: maak je bedrijven ‘1,5 meter proof en veilig’ voor het organiseren en faciliteren van evenement of congres… Geen sinecure in een bedrijfstak waar juist elkaar van dichtbij ontmoeten en verbinden vanzelfsprekend was. Zo is bijvoorbeeld een congres niet enkel bedoeld om samen te komen in kennisoverdrachtelijke zin. Het is net zo belangrijk om elkaar te ontmoeten en verbindingen aan te gaan. Een vraagstuk volgt: Hoe kunnen wij met onze bijzondere erfgoedparels dan toch het sprankelende verschil maken voor onze opdrachtgever en haar gasten? Hoe zorgen we dat onze toegevoegde waarden ook zichtbaar zijn bij een evenement op 1,5 meter?

We zien een samenleving in transitie voor ons waarin veel gebeurt en waar grote uitdagingen in het verschiet liggen. Wij willen als ondernemers hier een verbindende rol in spelen. Maar dit kunnen we niet alleen.

Onze erfgoedlocaties als spiegel van het verleden en nu

Onze monumentale locaties laten ons zien hoe we ons land, onze steden en samenleving hebben opgebouwd tot de wereld die we vandaag de dag kennen. Het weerspiegelt waar we trots op zijn en wat we de moeite waard vonden om te bewaren, ook vandaag nog. Cultureel erfgoed is een belangrijk onderdeel van onze Nederlandse culturele identiteit en een bron van kennis over het verleden. Cultureel erfgoed versterkt onze identiteit, het gevoel van saamhorigheid en verhoogt sterk de kwaliteit van onze leefomgeving.

Onze locaties kennen een zeer rijke historie en kunnen bij elkaar opgeteld samen meer dan 1000 jaar aan geschiedenis vertellen. Ons Landgoed in Nijmegen was voorheen een specialistisch ziekenhuis, de Mariënhof in Amersfoort een burgerweeshuis en het Muntgebouw in Utrecht een fabriek waar letterlijk nog tot voor kort de munten werden geslagen. Dit is slechts een greep uit het verleden maar het zijn stuk voor stuk locaties met een verhaal.

De maatschappij verandert steeds sneller en de gebouwde omgeving dient hierin mee te gaan. Dat geldt ook voor monumentale panden. Deze bijzondere objecten dienen echter voor de lange termijn bewaard te blijven, het liefst toegankelijk voor een groot publiek. Een uitdaging die we al ruim zeven jaar succesvol aangaan: de panden gebruiken als spraakmakende evenementenlocaties, een functie  waarvoor ze van oorsprong niet zijn gebouwd. Eeuwenoude karakteristieke panden zijn echter flexibeler dan menigeen denkt. En groot van opzet! Het inpassen van eigentijdse en duurzame voorzieningen, met respect voor het monument, is desalniettemin iedere keer weer een uitdaging.

De uitdaging van vandaag

Covid-19 vraagt daarom extra veel van ons want onze locaties zijn door hun bijzonderheid extra kostbaar en voelen nu als een zware last. Toch zullen we net als altijd met de borst vooruit ondernemen en de 1,5 meter-samenleving zien als een kans. Maar dat zullen we samen moeten doen. De opdrachtgever heeft in het overvolle locatielandschap het nodige te kiezen, maar als we met elkaar ons culturele erfgoed overeind willen houden is juist nu een reservering bij ons plaatsen van dubbel zoveel waarde.

Een veilig evenement of congres organiseren – bij ons kan het!

Ons unicum van vele grote ruimtes, hoge plafonds en diverse entrees geeft ons een voorsprong. Zo kent het Muntgebouw bijvoorbeeld al vier aparte entrees.
Wat er volgens mij met de 1,5 meter-samenleving wordt bedoeld is dat we ons letterlijk en figuurlijk vrij moeten voelen in een groep mensen en zonder al te veel ingewikkeldheden op gepaste afstand van elkaar kunnen blijven.

Op een evenement of congres moet men elkaar tussen de verschillende sessies blijven ontmoeten en verbinden, maar dan wel gestructureerd en op verantwoorde wijze. Achter de schermen is er hard gewerkt om de nieuwe werkelijkheid op onze locaties vorm te geven en klaar te staan zodra we weer uit de startblokken mogen. We hebben speciale bufferruimtes ontwikkeld. Vanuit hier kunnen onze collega’s optimaal hun service verlenen en gasten tijdens pauzemomenten vanaf gepaste afstand bedienen zonder dat ze elkaar in de weg lopen. Onze fooditems gaan we op een dusdanige manier serveren dat alles verantwoord en in de vrije loop genuttigd kan worden.

Samen sprankelend het verschil blijven maken in de 1,5 meter-samenleving

De standaarden voor hygiëne waren uiteraard al hoog maar zijn door de nieuwe richtlijnen nu samengevat in onze ‘sprankelende hygiëne beloften’. Overzichtelijk, duidelijk én een belofte naar onze opdrachtgevers en gasten. Ook zal op locatie de signing worden aangepast. Kort en met een duidelijke boodschap wat gasten van ons kunnen verwachten, maar ook wat wij van onze gasten verwachten. Veilig samenkomen doen we tenslotte samen! En dan natuurlijk niet met een wijzend vingertje maar met een glimlach. Opdat we blijven verrassen, maar eenieder wel telkens bewust is dat we het met elkaar moeten vormgeven.

Ook zullen we de belofte doen dat bij ons het evenement altijd door kan gaan. Waren er voorheen bijvoorbeeld nog 300 gasten plenair aanwezig tijdens een congres, dan kunnen er dat nu ook gewoon 300 zijn! Want deze periode laat zien dat online connecten en livestreamen een prima optie is. Dus waarom niet 120 gasten op locatie en 180 gasten online vanuit huis of werk? Natuurlijk een hele ommezwaai want onze sprankelende gastvrijheid overbrengen op een schermpje is niet eenvoudig. Maar waarom niet samenwerken met Uber en onze gerechtjes bij de gasten thuis laten bezorgen?

Ook nu is onze sprankelende gastvrijheid onze ‘levensader’

Oké, wellicht is vorig idee een stap te ver, maar deze tijd heeft al voor vele innovatieve oplossingen gezorgd. Een mooi voorbeeld: afgelopen week ontvingen we meer dan 300 gasten in onze wijnbar en was het een succesvolle avond… online! We organiseerden een online thuisproeverij en zorgden via live verbinding dat er vanuit 150 woonkamers geproefd kon worden. De proefpakketten werden verspreid over twee dagen, met een looproute om afstand te bewaren, opgehaald bij onze wijnbar. De reacties waren overweldigend en men beleefde weer even een avondje uit met elkaar.

Zo blijkt maar weer, het kan raar lopen. Ik had niet verwacht dat die sprankelende gastvrijheid ook in deze tijd nog steeds onze levensader is…